Dans ce tutoriel, vous êtes le Président de votre association et vous souhaitez déclarer votre pilote la plus expérimentée, Berthe BAERT, pour faire des vols d'initiation payants. Mais sa fiche GESASSO est vierge et vous ne la voyez pas dans la liste des pilotes éligibles...
Suivez ce guide en 4 étapes !
Situation de départ
- Vous êtes connecté à GESASSO, vous vous rendez dans le menu Association et vous sélectionnez Pilotes de VI ;
- Dans la liste des pilotes sous "Ajouter un pilote de VI", Berthe BAERT n'apparaît pas ;
- Vous ne pouvez pas la déclarer comme pilote de VI...
Il faut consulter la liste des pilotes pour mieux comprendre !
- Allez dans le menu Association et sélectionnez Pilotes ;
- Retrouvez dans la liste des pilotes Berthe BAERT ;
- Sa fiche semble vierge : il n'y aucune licence/qualification associée !
- Dans la liste des pilotes, cliquez sur le nom de votre pilote (lien en vert) pour ouvrir sa fiche.
- Vérifiez la présence des licences et qualifications (onglet Mes licences et qualifications) ;
- Effectivement, sa fiche est vierge !
En l'état, la déclaration de votre pilote dans la liste des pilotes de VI est impossible. Il faut agir !
01 - Demandez à Berthe de renseigner sa fiche - la licence
(les rôles Instructeur, Responsable pédagogique, Secrétaire, Président peuvent aussi renseigner la fiche d'un pilote du club)
- Ouvrez le module de correction des données (menu Ma fiche) ;
- Sélectionnez le type de licence à déclarer (a priori, c'est une SPL) ;
- Entrez la date d'obtention de la licence ;
- Sélectionnez les qualifications additionnelles associées à cette licence (pour effectuer des sélections multiples, utilisez les touches ctrl + clic sur Pc et touche cmd + clic sur Mac). Attention : il faut au moins 1 moyen de lancement
- Sélectionnez aussi l'autorisation Emport passager (touche ctrl + clic sur Pc et touche cmd + clic sur Mac) ;
- Cliquez sur "Ajouter".
02 - Demandez à Berthe de renseigner sa fiche - le certificat médical
(les rôles Instructeur, Responsable pédagogique, Secrétaire, Président peuvent aussi renseigner la fiche d'un pilote du club)
Le Certificat médical est nécessaire pour valider toute licence. Le document peut être entré dans GESASSO par le pilote mais il doit être attesté par le Président, le Responsable Pédagogique ou le Secrétaire du club.
- Faites un scan ou une photo du certificat médical au format pdf ou jpg (poids max 2 Mo) ;
- Dans l'onglet Documents, cliquez sur "Fichier" et sélectionnez votre document à importer ;
- Dans le menu déroulant "Type", précisez le type de document : CM Classe 01/02 ou CM LAPL(S);
- Entrez la date d'expiration ;
- Cliquez sur "Créer".
Le fichier apparaît dans la liste des documents en attente de validation de la fiche du pilote :
- Rendez-vous dans le menu Association > Opérations en attente ;
- Vous pouvez visualiser le document en cliquant sur "Télécharger le fichier actuel".
- Cliquez ensuite sur "Modifier et Valider" pour valider le certificat médical.
03 - Demandez à Berthe de renseigner sa fiche - l'activité de vol
De retour sur l'onglet "Mes licences et qualifications" de la fiche du pilote, vous constaterez que la licence SPL et l'emport passagers sont toujours grisées (invalides). Le Certificat médical est vert : vous venez de le valider. Le mode de lancement n'est pas affiché.
Qu'est ce qu'il se passe ? Si votre association ne déverse pas ses planches dans GESASSO, il n'y a aucune activité de vol associée au profil de Berthe et GESASSO ne peut pas calculer la validité glissante de la licence. C'est le cas dans notre exemple. Pour corriger :
- Rendez-vous dans l'onglet Correction de données ;
- Dans la zone "Saisie des vols hors planches", faites saisir à Berthe les totaux cumulés de ses vols et heures de vol jusqu'au 24ème mois précédant la date du jour (par ex : nous sommes le 05 avril 2019. Saisissez les totaux au 04 avril 2017) :
- pour les vols en qualité de commandant de bord planeur
- pour les vols en qualité de stagiaire planeur
- Faites saisir les vols réalisés dans la période des 24 derniers mois.
ASTUCE > GESASSO offre la possibilité à tous les pilotes d'importer un fichier .csv contenant tous leurs vols. Veuillez consulter l'article [Importer des vols perso inconnus de GESASSO].
L'activité est maintenant renseignée. La licence SPL, l'emport passager et le mode de lancement sont passés au vert : ils sont valides.
04 - Déclarer Berthe BAERT dans la liste des pilotes de VI
- Dans le menu Association, ouvrez "Pilotes de VI" (cf figure 1)
- Sélectionnez le type d'aéronef sur lequel vous voulez autoriser Berthe à faire des VI : le planeur.
- Dans la liste des pilotes, Berthe BAERT est présente. Sélectionnez son nom ;
- Cliquez sur "Ajouter".
Berthe BAERT est ajoutée à la liste des pilotes autorisé(e)s à réaliser des vols d'initiation !
- Vous pouvez maintenant cliquer sur l'icône de téléchargement pour récupérer l'attestation de déclaration que vous signerez mutuellement et que vous archiverez.
- L'assureur est automatiquement notifié de cette déclaration. Vous n'avez pas d'autre démarche à faire.
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